L’importance d’une expérience d’intégration réussie

L’intégration des employés comporte habituellement une myriade de petites tâches : remplir des formulaires, s’inscrire à des formations, commander du matériel informatique, s’inscrire aux avantages sociaux, se renseigner sur les valeurs et les politiques de l’entreprise, apprendre à connaître ses collègues, et ce, en plus de devoir apprendre ses nouvelles fonctions. Les nouveaux employés peuvent parfois se sentir dépassés par ce fardeau, qui s’ajoute au stress ressenti lorsqu’on occupe un nouvel emploi. Cependant, si l’entreprise prend des mesures pour faciliter l’intégration et simplifier la tâche des nouveaux venus, voilà qui peut faire toute la différence.

Des études montrent que l’intégration des employés est l’une des plus importantes fonctions des RH, puisqu’elle joue un rôle incontournable dans la mobilisation, la productivité, l’engagement et la fidélisation.

Par exemple, selon l’entreprise O.C. Tanner, si les nouveaux employés se voient proposer une intégration agréable et bien structurée, la majorité d’entre eux (soit près de 70 %) a plus de chances de demeurer au sein de l’organisation pendant trois ans. Si l’intégration n’est pas à la hauteur, le taux de roulement des employés visés peut atteindre les 20 % dans les 45 jours suivant l’entrée en fonctions. Les premières semaines et les premiers mois en poste sont donc cruciaux pour assurer la réussite à long terme de l’employé au sein de l’organisation.

L’importance de l’intégration

Les nouveaux employés ont habituellement une bonne impression par rapport à l’entreprise, puisqu’ils ont accepté d’y occuper un poste. L’intégration est une étape pivot pour les entreprises, qui doivent continuer de faire bonne impression en prenant les mesures nécessaires pour que les nouveaux employés sentent qu’ils sont les bienvenus, valorisés et bien préparés pour la suite des choses. Les activités d’intégration devraient rassurer ceux-ci par rapport à leur décision de se joindre à l’entreprise et non pas la leur faire regretter.

Un processus d’intégration efficace doit donc fournir aux employés l’ensemble des outils, des ressources et des renseignements dont ils ont besoin pour réussir. Il peut même stimuler la productivité et augmenter la satisfaction au travail. Pourtant, selon Deloitte, peu d’entreprises remettent en question l’efficacité de leur processus.

Comprendre les répercussions d’une expérience d’intégration négative

Le processus d’intégration fait référence à l’expérience globale comprenant l’embauche, l’accueil, l’orientation, la mobilisation et l’accompagnement et visant à ce que le nouvel employé se familiarise avec la culture organisationnelle. Il est important de ne pas confondre intégration et orientation : cette dernière est l’une des composantes de l’intégration. L’efficacité du processus visant à repérer, à sélectionner, à orienter et à assimiler les nouveaux employés influence directement les probabilités de fidélisation. L’intégration devrait en outre figurer parmi les priorités tout au long de l’année qui suit l’entrée en fonctions, et non pas seulement pendant les quelques premières semaines.

Voici certains des constats du magazine Harvard Business Review :

• Près de 33 % des nouveaux employés relancent leur recherche d’emploi dans les six mois qui suivent leur entrée en fonctions.
• 23 % des nouveaux employés démissionnent moins d’un an après leur embauche.

Par ailleurs, selon O.C. Tanner, près de 90 % des nouveaux employés décident dans les six mois suivant leur embauche s’ils souhaitent rester ou partir. Un taux de roulement élevé est un problème sérieux, puisqu’il peut nuire à la productivité et à la mobilisation. Sans compter que les coûts associés à l’embauche d’un candidat de remplacement atteignent en moyenne 20 % du salaire de base de l’employé.

Ces constats montrent à quel point les premiers six à douze mois d’un employé au sein d’une entreprise sont critiques. Ils prouvent aussi que le processus d’intégration peut prévenir le départ d’un employé et même stimuler le rendement. N’oubliez pas que ces principes et concepts peuvent s’appliquer à l’intégration des employés mutés ou promus. Ce n’est pas parce qu’un employé n’est pas nouveau dans l’organisation qu’il ne peut pas bénéficier du même traitement et de la même expérience pour l’aider à se familiariser avec ses nouvelles fonctions.

Article connexe : Growing Without Leaving: Integrating “New” Employees with Successful Transboarding (en anglais)

Les avantages d’une intégration efficace

Si de nombreuses études soulignent les conséquences néfastes d’une expérience d’intégration négative, on en retrouve autant qui présentent toute la gamme d’avantages que peut procurer un programme d’intégration bien structuré. En voici quelques exemples :

• Réduction du taux de roulement du personnel
• Diminution du stress
• Hausse de la mobilisation et de la satisfaction au travail
• Fidélisation et engagement à long terme
• Atteinte plus rapide de la pleine productivité

Je m’estime chanceux, puisque j’ai vécu une expérience d’intégration fantastique chez Ceridian. Mais je sais très bien ce qui se produit lorsqu’une entreprise ne prend pas ce processus au sérieux ou ne se dote pas des outils technologiques nécessaires. S’il y a négligence, un employé pourrait par exemple passer ses premiers jours à remplir des formulaires, à attendre son matériel informatique, à se sentir perdu et à se demander vers qui se tourner pour obtenir plus de renseignements.

Une entreprise qui comprend l’importance et les avantages d’un processus d’intégration optimisé (tant pour les nouveaux employés que pour les employés actuels) est mieux positionnée pour faire évoluer les mesures qu’elle a mises en place.

Amélioration stratégique du processus d’intégration

Selon des chercheurs, les entreprises peuvent tenir compte des responsabilités du poste et des éléments liés au milieu social pour maximiser la qualité de l’intégration et rehausser le rendement global des employés. Voici six points à prendre en considération pour assurer le succès du processus d’intégration :

• Félicitations – Félicitez rapidement les nouveaux employés après l’acceptation de l’offre d’emploi.
• Conformité – Aidez les employés à comprendre les règles et règlements associés aux lois et aux politiques en vigueur en leur faisant remplir la documentation requise.
• Éclaircissements – Aidez les employés à comprendre leurs nouvelles fonctions, leurs responsabilités et les attentes à leur égard.
• Culture – Renseignez les employés sur les normes, les valeurs et la vision organisationnelles.
• Mobilisation – Aidez les employés à réussir dans leurs fonctions en leur proposant de l’accompagnement professionnel et des occasions d’apprentissage, ainsi que des retours réguliers sur leur travail.
• Relations – Favorisez l’intégration des employés en les invitant à réseauter et à tisser des liens.

Il peut s’avérer difficile d’élaborer, de mettre en œuvre et de maintenir un programme d’intégration stratégique efficace. Celui-ci doit couvrir de nombreux aspects, qu’il s’agisse de gérer la paperasse et les processus permettant d’assurer la conformité à la réglementation, ou de veiller à ce que les nouveaux employés se sentent à l’aise et suffisamment outillés pour être efficaces. L’une des solutions pour éviter de se tromper est de se doter d’un logiciel de gestion du capital humain. Les gestionnaires des RH auront l’esprit tranquille, sachant que leur logiciel les aidera à ne rien oublier.

Une telle plateforme est aussi utile au nouvel employé, puisqu’elle lui donne accès à l’ensemble des outils et des ressources dont il a besoin dans le cadre de ses fonctions, tant à l’interne qu’à l’externe, et facilite la communication et la collaboration. Résultat? Une intégration réussie pour toutes les personnes concernées.

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