Épauler des employés surchargés ou stressés

Tout gestionnaire se doit d’épauler ses employés surchargés ou stressés. Le stress au travail peut être occasionné par une myriade de facteurs professionnels (changements au milieu professionnel, surcharge de travail, problèmes de communication) ou personnels (aide à un proche, ennuis financiers, difficultés parentales, maladie dans la famille). Dans un rapport récemment publié par Harvard School of Public Health, 43 % des travailleurs affirmaient que leur travail alimentait leur niveau de stress, et 27 % signalaient que leur sommeil s’en trouvait affecté. Quelle qu’en soit la cause, la surcharge et le stress portent un dur coup aux personnes et aux organisations et nuisent au moral, au rendement et à la mobilisation des employés.

Ils ont aussi parfois d’autres conséquences, comme un plus fort taux d’absentéisme, une baisse de rendement, des accidents au travail et des erreurs, d’où l’importance de détecter les signes de surcharge et de stress, et ce, tant chez soi que chez ses employés. Les rubriques énumérées ci-dessous vous aideront à réagir adéquatement.

Gérer son propre stress

Pour bien épauler ses employés, il faut d’abord savoir gérer son propre stress. Si vous n’êtes pas conscient de votre propre niveau de stress, vous pourriez involontairement causer du stress aux personnes qui vous entourent. Tâchez de remarquer comment le stress se manifeste chez vous, puis dressez un plan pour en gérer les symptômes.

Symptômes de stress

• Problèmes de sommeil
• Fatigue
• Dépression
• Nervosité, anxiété, irritabilité ou fébrilité
• Difficulté à réfléchir, à se concentrer ou à prendre des décisions
• Appétit excessif ou perte d’appétit
• Attitude de retrait par rapport à la famille ou aux amis
• Tendance à pleurer pour un rien ou crises de larmes fréquentes
• Tensions musculaires, instabilité ou tremblements
• Problèmes d’estomac ou maux de ventre ou de tête
• Consommation abusive de drogues ou d’alcool
• Baisse de productivité au travail

Comment gérer son stress

Calculez vos heures de travail. Fixez-vous un nombre limite d’heures de travail chaque jour et tâchez de le respecter. Si ce n’est pas toujours possible, décidez de la façon dont vous aménagerez du temps pour rééquilibrer votre semaine de travail, ou comment vous tirerez le maximum du temps passé à l’extérieur du bureau.

Prenez l’habitude de faire de l’exercice. Une simple marche d’une trentaine de minutes, de trois à cinq fois par semaine, contribuera à faire obstacle au stress. Trouvez d’autres façons d’intégrer l’activité physique à votre quotidien.

Apprenez des techniques de relaxation. Essayez la respiration profonde, le yoga ou la méditation. L’utilisation de techniques de relaxation sur une base régulière, même si ce n’est que pour quelques minutes une ou deux fois par jour, peut réduire votre stress pendant toute la journée. Si ces techniques ne sont pas pour vous, songez à un moment où vous avez éprouvé du stress, ainsi qu’à la façon dont vous êtes parvenu à le diminuer. Vous pourriez adapter ces comportements et réflexions au stress que vous ressentez actuellement. Des ouvrages tels que Declutter Your Mind: How to Stop Worrying, Relieve Anxiety, and Eliminate Negative Thinking de S. J. Scott et Barrie Davenport ou The Relaxation Response de Herbert Benson, M.D. pourraient vous être utiles.

Réservez chaque jour du temps pour une activité que vous aimez. Vous pourrez ainsi prendre un peu de recul et aborder d’un autre angle le stress et la pression que vous subissez. Discutez avec un mentor ou un collègue de confiance. Même les gestionnaires aguerris sont parfois aux prises avec des facteurs de stress trop considérables ou complexes pour s’y attaquer seuls. Obtenir un point de vue différent d’une personne que vous respectez vous sera bénéfique.

Profitez des programmes et avantages sociaux que propose votre employeur pour atténuer votre stress. Le programme à l’origine de cette publication offre de nombreuses ressources pour combattre le stress. Communiquez avec votre fournisseur de soins de santé si vous avez du mal à gérer votre stress, et abordez avec lui votre santé physique ou mentale si vous êtes inquiet à cet égard.

Facteurs de stress au travail

Vos employés et vous pourriez être en proie aux mêmes facteurs de stress – par exemple, un changement qui touche tout le monde au travail. Leurs préoccupations pourraient toutefois être d’une autre nature. Parmi les facteurs courants de stress au travail, notons :

• les conflits interpersonnels;
• les tâches entraînant un gaspillage de temps et d’efforts et nuisant à la productivité;
• le sentiment d’impuissance au travail;
• la définition inadéquate des rôles ou des responsabilités;
• les échéances déraisonnables;
• la piètre communication;
• la surabondance d’information – courriels, appels, textos, médias sociaux et autres sources;
• le manque de formation, de technologie ou de ressources pour accomplir le travail;
• les changements au travail, comme un déménagement, des mises à pied, le roulement du personnel, la précarité de l’emploi, de nouveaux systèmes ou des changements à l’horaire;
• la surcharge de travail.

Aider ses employés à gérer le stress et la surcharge

Soyez bienveillant dans vos interactions avec vos employés. Demandez-leur de leurs nouvelles. Encouragez les questions et la discussion pendant les rencontres individuelles et de groupe. Faites-vous un devoir de demander régulièrement comment vous pouvez leur venir en aide. Lorsqu’un employé aborde un facteur de stress, assurez-vous de faire un suivi afin qu’il se sente réellement épaulé et n’aie pas l’impression qu’on lui sert des paroles vides.

Aidez les employés à établir un ordre de priorité. Pouvez-vous éliminer certaines tâches moins importantes pour que vos employés se consacrent à un travail plus utile? Certaines échéances serrées peuvent-elles être repoussées? De nouvelles ressources ou technologies les aideraient-ils à atteindre les résultats visés? Encouragez les membres de votre personnel à vous poser leurs questions sur les échéances ou les tâches à prioriser.

Clarifiez les rôles et les attentes. Le manque d’information et l’incertitude quant aux rôles, aux objectifs et aux responsabilités sont souvent une source de stress au travail. Une fois les attentes initiales établies, offrez régulièrement de la rétroaction afin que les employés sachent comment ils se débrouillent.

Tentez de trouver des solutions pour gérer la pression et atténuer le stress de vos employés. Aidez-les à se faire moins souvent interrompre au travail. Encouragez-les à se réserver du temps pour eux et pour leurs projets pendant la journée afin de limiter les interruptions. Montrez l’exemple en faisant de même. Au besoin, aidez vos employés à trouver des espaces de travail à l’écart des autres pour se soustraire aux interruptions.

Déterminez si les employés ont suffisamment de temps pour s’acquitter de leurs tâches. Attribuez-leur des tâches assorties d’échéances, puis prévoyez des suivis au calendrier.

Assurez-vous que les employés aient les ressources et les appuis nécessaires pour faire leur travail. Des études ont démontré que les employés qui se sentent bien épaulés par leur organisation se sentent moins surmenés et sont prêts à en faire plus. Offrez-vous à votre personnel suffisamment de directives et de soutien pour leurs projets et leurs tâches? Savent-ils comment obtenir de l’aide au besoin? Ont-ils reçu la formation nécessaire pour accomplir leur travail? Y a-t-il en place une équipe de technologie prête à répondre rapidement à leurs besoins?

Faites ressortir les tâches et les emplois où le niveau de stress pose problème et cherchez des façons d’améliorer la situation. Par exemple, si un employé prend du retard dans un projet parce qu’un autre service se montre peu coopératif, vous – voire votre gestionnaire – pourriez devoir intervenir pour obtenir le niveau de collaboration dont l’employé a besoin.

Établissez avec les employés un horaire de travail adapté à leurs responsabilités personnelles. Si vos employés parlent ouvertement de leurs obligations et priorités à l’extérieur du travail, prenez-en note. Dans la mesure du possible, proposez-leur d’adapter leur horaire en conséquence, à condition que cela ne nuise pas à l’efficacité de votre service et ne crée pas d’iniquités pour le reste du personnel.

Familiarisez-vous avec les politiques de votre organisation en matière de congés et de modalités de travail flexible. Sachez où obtenir des réponses sur les horaires variables, le travail à temps partiel, le télétravail et d’autres dispositions non traditionnelles.

Faites participer les employés le plus possible aux processus de planification, d’établissement des échéances et d’organisation du travail. La transparence et la collaboration sont indispensables. Offrez aux employés l’aide et la formation dont ils ont besoin pour interagir avec les clients et les collègues difficiles. Si les problèmes interpersonnels entre les collègues ne sont pas de votre ressort en tant que gestionnaire, encouragez les personnes concernées à se tourner vers le programme d’aide aux employés (PAE), où ils pourront obtenir de l’encadrement ou du counseling pour résoudre la situation.

Limitez le travail de faible valeur. Selon une étude récemment mentionnée dans le magazine Harvard Business Review, certains travailleurs consacrent une bonne partie de leur temps – 41 % en moyenne – à des « activités facultatives » que d’autres pourraient tout aussi bien accomplir.

Envisagez de simples modifications qui pourraient faciliter la tâche d’un employé ou la rendre moins stressante. Par exemple, s’il peine à accomplir une tâche qui pourrait facilement être accomplie par quelqu’un d’autre, procédez à un échange de tâches; toutes les parties en ressortiront moins stressées, et les résultats seront aussi probablement meilleurs. Chaque employé jouit d’un ensemble de compétences qui lui est propre; en tirant parti des forces de chacun, tous ont l’impression de réussir – la réussite engendre la réussite.

Encouragez les employés à prendre de courtes pauses au travail pour atténuer leur stress et prendre soin de leur santé. Il est bénéfique de s’éloigner d’une situation stressante ou tendue pendant ne serait-ce que 10 minutes, que ce soit pour prendre une bouffée d’air frais, respirer profondément ou pratiquer d’autres techniques de relaxation. Une étude a révélé que le fait de regarder la nature – même pendant moins d’une minute – a un effet salutaire sur le rendement lorsqu’on se remet au travail.

Faites une pause en groupe. Le niveau de stress est un autre indicateur quant à la nécessité pour votre service de prendre une pause en groupe. Prévoyez des activités qui ne sont pas liées au travail. Demandez des suggestions quant aux activités à réaliser en équipe, sans oublier d’inclure vos télétravailleurs – il existe une foule d’activités auxquelles tous peuvent participer.

Sachez combien d’heures travaillent vos employés. Si une personne semble multiplier les heures de travail, intervenez et encouragez-la à prendre du repos. Vos employés prennent-ils leurs vacances? Il serait dommage que vos travailleurs consciencieux s’épuisent et deviennent moins productifs.

Aidez vos employés à réussir. Le stress naît souvent du sentiment que l’on ne fait pas du bon travail ou que l’on ne répond pas aux attentes. La formation, l’encadrement et une supervision adéquate sont trois façons d’aider les employés à réussir.

Donnez l’exemple. Soyez conscient de ce que votre horaire et vos habitudes de travail envoient comme signaux. Lorsque vous prenez du temps pour vous, ne vous en cachez pas – cela montre à vos employés comment vous vous y prenez pour équilibrer travail et vie personnelle.

Offrir de l’aide à ses employés

Le stress au travail peut aussi émaner de problèmes personnels, qu’il s’agisse d’un proche malade, d’ennuis juridiques, de difficultés financières ou autre. Vous trouverez à la première section du présent article les symptômes de stress.

Il est important d’offrir de l’aide aux employés qui manifestent des symptômes de stress de façon prolongée.

• Apprenez quand et comment aiguiller un employé vers le PAE. Rappelez à votre personnel que le recours à ce programme est gratuit et confidentiel. Pour obtenir des stratégies d’aiguillage, communiquez avec le responsable du PAE ou avec votre conseiller des RH.
• Continuez d’offrir votre soutien aux employés qui traversent une période difficile ou stressante, tout en vous gardant de vous montrer indiscret.

Valorisez vos employés. Prenez le temps d’écouter ce qu’ils ont à dire, et n’oubliez pas l’importance de dire « merci ». Les moyens d’exprimer votre gratitude ne manquent pas – que ce soit dans un courriel ciblé ou de groupe, dans l’infolettre de votre service ou, bien évidemment, en personne.