Système de gestion du capital humain unifié ou intégré? Quelles sont les différences et pourquoi sont-elles importantes.

Étant donné que le rôle du service des RH est en train de devenir plus stratégique, les responsables des RH et les dirigeants d’entreprise veulent se doter d’un système qui rassemble tous les aspects de la gestion du capital humain – les fonctions de base de gestion des RH, de la paie, des avantages sociaux, des effectifs, du recrutement, du rendement, de l’apprentissage, etc. – afin d’améliorer l’efficacité, les analyses et l’expérience employé.

Mais en évaluant les systèmes offerts par les nombreux fournisseurs, les responsables des RH et les dirigeants d’entreprise sont bombardés par des messages vantant les mérites de solutions de gestion du capital humain « unifiées » et « intégrées ». Quelle est la véritable différence entre ces deux types de systèmes de gestion du capital humain de bout en bout? Voici ce que vous devez savoir.

Solution de gestion du capital humain unifiée ou intégrée : quelle est la différence?

En quelques mots, une solution de gestion du capital humain unifiée possède une seule base de données pour l’ensemble des aspects de la gestion du capital humain (aussi appelés « modules »). De plus, ces modules proposent une expérience utilisateur uniforme.

Une solution de gestion du capital humain intégrée, quant à elle, possède une base de données différente pour chacun de ses modules, et l’expérience utilisateur n’est habituellement pas uniforme d’un module à l’autre. Bien que le système puisse être commercialisé sous une seule marque, il s’agit habituellement d’une combinaison d’applications conçues et développées séparément (en général, dans le cadre d’acquisitions ou de partenariats).

Pourquoi cela est-il important et quelles sont les répercussions sur les responsables des RH?

En tant que responsable des RH ou dirigeant d’entreprise, la différence entre un système de gestion du capital humain unifié ou intégré devrait vous importer, car un système intégré peut vous exposer aux difficultés ci-dessous :

Coûts indirects liés à l’intégration

Souvent, un système intégré nécessite que vous combliez les écarts entre les modules en transférant des données de l’un à l’autre. Par exemple, vous pourriez devoir transférer (manuellement) en lots des données sur les heures vers le module de gestion de la paie avant de pouvoir traiter une liste de paie, ou transférer des données liées au recrutement vers le module de base de gestion des RH à la suite de l’acceptation d’une offre d’emploi par un candidat. Cela prend du temps et ouvre la porte aux erreurs. Il n’y a pas de tels coûts indirects liés à l’intégration avec un système unifié, car les modules sont alimentés par une seule base de données.

Analyses moins rigoureuses en raison de la fragmentation des données

Dans un système de gestion du capital humain intégré, il peut être difficile de combiner des données de différents modules pour réaliser des analyses poussées et prendre des décisions fondées sur les données. Pour ce faire, vous pourriez devoir faire appel à du soutien et consacrer à cela beaucoup de temps. Dans un système unifié, les analyses regroupant de multiples aspects de la gestion du capital humain peuvent s’effectuer facilement étant donné l’accessibilité à une base de données unique.

Expérience utilisateur non uniforme

Vos employés devront probablement s’habituer à différentes interfaces utilisateurs d’un module à l’autre dans un système de gestion du capital humain intégré. Cela signifie pour vous des coûts de formation plus élevés. Les exigences relatives aux navigateurs pouvant différer selon les modules pourraient rendre l’expérience utilisateur moins conviviale. Dans un système unifié, l’application des mêmes principes de conception à l’ensemble des modules permet d’offrir une expérience utilisateur uniforme dans tout le système.

Contrôle et soutien moins efficaces

Un système de gestion du capital humain intégré offre un contrôle des données et un soutien moins efficaces, particulièrement lorsque le fournisseur doit s’appuyer sur un partenariat pour assurer la prestation des services liés au système. Dans ce cas, le fournisseur pourrait ne pas avoir le pouvoir absolu de donner suite à votre rétroaction sur le système. En outre, vous pourriez n’avoir aucune incidence sur la stratégie-produit relative au système. Enfin, vos demandes de soutien pourraient être transmises au partenaire du fournisseur, augmentant ainsi le temps de résolution.

Nous vous recommandons d’examiner tous les aspects de la solution de gestion du capital humain de bout en bout que vous évaluez afin de comprendre s’il s’agit d’un système unifié ou d’un système intégré. Autrement, vous risquez ironiquement de vous retrouver à la case départ, et l’efficacité accrue, les analyses plus rigoureuses et l’expérience employé améliorée n’auront été que de faux espoirs.