Préparer votre PME à une vérification de la paie : tout ce que vous devez savoir

Bien des propriétaires de PME frémissent d’horreur simplement en entendant prononcer les mots « vérification de la paie ». Mais soyez sans crainte – le processus de vérification de la paie en lui-même n’est pas aussi terrifiant que vous pourriez le croire, et si vous veillez à maintenir à jour vos livres comptables et vos données de la paie, celui-ci peut se dérouler relativement aisément.

Qu’est-ce qu’une vérification de la paie?

La vérification des données de la paie consiste tout simplement en une inspection des documents de paie. Elle sert à assurer le respect de la réglementation fiscale, du droit des affaires, des programmes gouvernementaux, des normes d’emploi et des exigences en matière d’indemnisation des accidentés du travail.

Les vérifications visent à confirmer que les renseignements que vous présentez aux différents organismes sont exacts et que vous respectez vos obligations à l’échelle fédérale et provinciale. Elles peuvent porter sur de nombreux aspects de la tenue des livres. Le vérificateur s’assurera entre autres que les employés actifs travaillent réellement pour votre entreprise, que les taux de rémunération sont à jour, que le nombre d’heures travaillées correspond au nombre inscrit dans le registre de paie et que les renseignements fiscaux soumis sont à jour et exacts.

Qui a peut demander la tenue d’une vérification de la paie?

L’Agence du revenu du Canada (ARC) et Revenu Québec sont deux des nombreux organismes gouvernementaux qui ont le pouvoir de procéder à une vérification de la paie de votre entreprise. L’ARC et Revenu Québec peuvent comparer vos documents de paie et les registres de vos comptes créditeurs aux retenues à la source que vous avez versées et aux renseignements figurant dans les formulaires fiscaux que vous avez produits pour s’assurer de l’exactitude des revenus déclarés. À ces organismes s’ajoutent les inspecteurs des normes d’emploi, les commissions des accidents du travail et les vérificateurs des cotisations sociales. « De très nombreuses personnes ont pour mandat de s’assurer que tous vos documents sont en ordre », souligne Lyndee Patterson, conseillère juridique principale en conformité à la réglementation chez Ceridian.

Si l’ARC voit avant tout au versement de l’impôt, les organismes responsables des normes d’emploi à l’échelle provinciale ont aussi le pouvoir de procéder à des inspections. Ceux-ci cherchent en général à s’assurer que vos documents de paie et vos pratiques sont conformes à la réglementation provinciale en vigueur, par exemple en ce qui a trait au respect des exigences minimales relativement à l’admissibilité aux vacances, aux jours fériés, à la rémunération des heures supplémentaires ou aux horaires de travail.

Les commissions des accidents du travail provinciales peuvent également demander la tenue de vérifications. Enfin, vous pouvez aussi faire l’objet d’une vérification réalisée par les organismes auxquels vous versez des cotisations sociales en Colombie-Britannique, au Manitoba, à Terre-Neuve-et-Labrador, en Ontario et au Québec, lesquels cherchent à s’assurer que les employeurs respectent leurs obligations à l’échelle provinciale.

Pourquoi ma PME a-t-elle été sélectionnée en vue d’une vérification de la paie?

Votre dossier peut être visé par une vérification pour bien des raisons – et pas nécessairement parce que votre entreprise a quelque chose à se reprocher.

En Ontario, le ministère du Travail fait régulièrement des campagnes de vérification ciblées visant des entreprises de secteurs d’activité qui, par le passé, ont enfreint des lois provinciales. Par exemple, de mai à août 2017, le gouvernement a ciblé des secteurs d’activité qui attiraient les jeunes et les nouveaux travailleurs, comme les secteurs de la restauration, du commerce de détail, des parcs d’attractions et des services. D’octobre 2017 à janvier 2018, les vérifications se sont concentrées sur les kiosques de centres commerciaux, les épiceries et les entreprises saisonnières.

Des échéances ratées à répétition, la production tardive des déclarations de renseignements, des changements importants et inexpliqués dans les déclarations de renseignements, ou de multiples plaintes d’employés à l’endroit d’une entreprise peuvent également amener un organisme gouvernemental à examiner un dossier de plus près.

Quels documents dois-je préparer à l’intention du vérificateur de la paie?

Les organismes gouvernementaux pourraient demander à consulter les documents énumérés ci-dessous avant la tenue de la vérification de la paie :

• Feuillets T4, T4A et T5, ainsi que les sommaires connexes
• Relevés d’emploi
• Documents relatifs à la main-d’œuvre occasionnelle et contractuelle, comme des factures
• Documents relatifs aux déboursements par chèques et aux chèques oblitérés
• Information sur le grand livre et les états financiers de fin d’année
• Documents des registres des procès-verbaux
• Validations relatives à la SSUC
  • Attestation remplie dans le cadre de chaque demande
  • Calculs et rémunération admissible

Pour obtenir la liste complète des documents pouvant être demandés par le vérificateur, téléchargez notre Guide de vérification de la paie destiné aux PME.

Comment soumettre vos documents

Le vérificateur demandera généralement vos registres électroniques avant de vous rencontrer dans vos bureaux. Selon l’ARC, cette façon de procéder accélère le processus de vérification et réduit le temps passé sur place. Si les registres ne sont pas disponibles en format électronique ou que des documents papier sont requis, le vérificateur prévoira un moment pour examiner la version papier à vos bureaux, ou vous les empruntera pour un examen plus approfondi. Le vérificateur vous fournira un reçu détaillé pour tous les documents empruntés.

Étapes à suivre en prévision d’une vérification de la paie

Voici quelques mesures à prendre et considérations d’ordre général à garder à l’esprit avant la tenue d’une vérification de la paie.

Communiquez avec le vérificateur – De nombreux propriétaires de PME ne profitent pas de la possibilité qui s’offre à eux de consulter le vérificateur avant la vérification. Vous pouvez leur simplifier la tâche (et réduire le temps qu’ils consacrent à votre dossier) en vous informant de l’information requise et en la préparant.

Actualisez et vérifiez votre liste de paie – Profitez de la période qui précède la vérification pour vous assurer que vos comptes de paie sont à jour et que vos dossiers concordent.

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Préparez l’information demandée par le vérificateur – Après avoir communiqué avec le vérificateur, rassemblez les documents requis dans le format demandé. Si, après avoir passé vos documents en revue, vous trouvez des renseignements supplémentaires susceptibles d’intéresser le vérificateur, mettez-les de côté pour pouvoir les consulter facilement.

Mettez un poste de travail à la disposition du vérificateur – Évaluez s’il est approprié, dans les circonstances, de proposer au vérificateur un espace pour travailler sur place. S’il dispose d’un poste de travail libre de toute distraction, il pourra mener à bien la vérification plus rapidement.

Soyez disponible pour répondre aux questions – Sans libérer complètement votre emploi du temps, indiquez au vérificateur la meilleure façon de communiquer avec vous et montrez-vous disposé à répondre à ses questions éventuelles.

Préparez-vous à faire face aux résultats – Les vérificateurs peuvent réévaluer l’impôt à payer et imposer des pénalités en cas d’infraction. À la fin d’une vérification de l’ARC, vous recevrez une lettre faisant état des conclusions du vérificateur. Trois cas de figure sont possibles : soit aucune rectification ne sera nécessaire, soit une rectification vous obligera à payer plus d’impôt, soit une rectification vous donnera droit à un remboursement. Vous pourriez aussi devoir payer des pénalités et des intérêts.

Éviter les erreurs relatives à la paie

« Les PME devraient procéder à une auto-vérification de leur liste de paie au minimum tous les trimestres en portant une attention particulière aux écarts et en créant une trace documentaire qui leur sera utile dans l’avenir », indique M^me Patterson. 

Si vous constatez une erreur après le traitement de la paie, vous devriez prendre des mesures immédiates pour rectifier le problème. Par exemple, si une indemnité de vacances n’a pas été versée à un employé, l’employeur peut ajouter le montant manquant à la prochaine période de paie, ou faire un chèque au nom de l’employé avant la prochaine période de paie.

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La meilleure chose à faire, pour vous assurer d’un processus de vérification sans heurts, est de garder le contrôle de tout ce qui a trait à la paie, et de vous assurer que vos comptes sont en règle et à jour en tout temps. Un logiciel de gestion de la paie approprié vous aidera à mieux gérer votre conformité à la réglementation tout au long de l’année, ainsi qu’à assurer la sécurité des renseignements de l’entreprise et des employés.

Téléchargez notre Guide de vérification de la paie destiné aux PME pour découvrir :

• l’information et les documents dont vous aurez besoin;
• une liste des amendes et des pénalités imposées en cas de non-conformité à la réglementation;
• comment maintenir votre conformité de la paie à longueur d’année.