Comment payer les employés d’une PME : Huit règles à suivre

Le sujet de la rémunération soulève souvent des questions chez les propriétaires de PME :

• Quels formulaires dois-je obtenir?
• Quels renseignements dois-je demander à mes employés?
• Que dois-je savoir sur l'impôt?
• Quelles lois dois-je connaître?
• Quelles sont les règles et les pénalités dont je dois tenir compte?

Vous vous demandez peut-être par où commencer.Pour vous aider, voici huit grandes règles que les propriétaires de PME doivent suivre relativement à la rémunération des employés – qu’ils en aient un seul ou quinze.

Comment payer les employés d’une PME

Règle no 1 : Déterminez quel doit être le salaire des employés

La fixation des salaires est l’une des décisions les plus importantes que vous aurez à prendre à titre de propriétaire d’une PME. La rémunération doit être équitable et concurrentielle, mais vous devez aussi tenir compte des besoins de l’entreprise et de vos obligations relativement au salaire minimum.

Pour commencer, déterminez ce que l’entreprise peut se permettre, la valeur de vos employés sur le marché et leurs attentes salariales. Vous devez aussi tenir compte des augmentations au mérite, des primes, des commissions et de toutes autres formes de rémunération.

Règle no 2 : Obtenez les renseignements exacts sur les employés et les formulaires pertinents

À l’arrivée d’un nouvel employé, vous devez recueillir des renseignements importants comme son numéro d’assurance sociale (NAS), puis vérifier que le nom et le NAS de l’employé correspondent à ceux qui sont affichés sur sa carte d’assurance sociale ou sa lettre de confirmation de NAS.N’oubliez pas que vous devez demander à l’employé de vous fournir son NAS dans les trois jours suivant sa date d'embauche. Si l’employé ne vous le fournit pas, vous devez pouvoir démontrer que vous fait un effort raisonnable pour l’obtenir.

Les nouveaux employés doivent également remplir les formulaires TD1 de déclaration des crédits d'impôts personnels (au fédéral et au provincial) dans les sept jours suivant leur date d'entrée en fonction, pour que vous puissiez déterminer le montant des retenues à déduire de leurs revenus. Selon l'ARC, un employé qui ne remplit pas le formulaire TD1 pourrait devoir payer une pénalité de 25 $ par jour de retard. La pénalité minimale est de 100 $ et augmente de 25 $ par jour jusqu'à un maximum de 2 500 $. L'automatisation de ce processus grâce à la technologie peut vous aider à faire le suivi de la portion administrative de celui-ci et à faire en sorte que les employés remplissent tous les documents requis pendant leur intégration.

Règle no 3 : Attribuez le bon statut d’emploi à vos employés

Le statut d’emploi d'une personne a un effet direct sur les retenues que doit appliquer l’employeur sur les revenus d’emploi de celle-ci. En effet, le salaire est assujetti à certaines retenues comme les cotisations au Régime de pensions du Canada et à l'assurance-emploi.Si, par exemple, vous donnez par erreur le statut de travailleur indépendant à un employé et que vous ne prélevez pas les retenues appropriées ou que vous n'incluez pas sa rémunération dans votre masse salariale totale aux fins du calcul des retenues d’impôt provincial, vous pourriez ainsi devoir payer de lourdes pénalités, des intérêts et des frais juridiques en sus des retenues manquantes.

À noter : Les employés sont généralement protégés par des normes du travail minimales (voir la règle no 5), contrairement aux contractuels.

Afin d'attribuer le bon statut d’emploi à vos employés, vous devez déterminer si leur relation de travail correspond à un contrat de travail (relation employeur-employé) ou à un contrat d’entreprise (relation d'affaires). Pour vous aider à faire la distinction, l’ARC a établi une liste de caractéristiques et de lignes directrices. On peut par exemple évaluer le degré d’autonomie du travailleur par rapport à ses tâches, à sa façon d’effectuer le travail et au type de travail à effectuer. Il existe également des critères de common law qui peuvent comprendre l'examen du degré de contrôle qu'une organisation peut exercer sur un travailleur, mais aussi la possibilité de profit, le risque de perte et l'intégration des services fournis.

Article connexe : Traitement de la paie d’une PME – ce qu’il faut savoir

Règle no 4 : Établissez la fréquence de paie

Vous devez déterminer à quelle fréquence vous paierez vos employés.Les entreprises sont nombreuses à opter pour une rémunération à la quinzaine; la décision doit toutefois s’harmoniser à la spécificité de votre entreprise, y compris aux cycles de flux de trésorerie.Vous pourriez opter pour une paie hebdomadaire, bimensuelle ou encore mensuelle. Cependant, la fréquence de la paie choisie doit aussi répondre aux besoins de vos effectifs.Par exemple, les employés qui vivent d’une paie à l’autre pourraient avoir des fins de mois difficiles avec une rémunération mensuelle. Notons par ailleurs que celle-ci n’est pas permise dans toutes les provinces.

Règle no 5 : Respectez les normes d'emploi

Au moment de déterminer le processus de traitement de la paie de votre PME et de payer vos employés, vous devez tenir compte des lois de votre province en matière de droit du travail.Cette tâche peut se complexifier au fur et à mesure que vous embauchez du personnel. Vous devrez tenir compte des règles relatives aux heures supplémentaires et à l'admissibilité aux indemnités de jour férié, ainsi que des lois en matière de congé, entre autres.Bon nombre d’entreprises choisissent une solution de gestion de la paie qui les aide à automatiser leurs processus pour que ceux-ci tiennent compte de leurs politiques et règles internes. Elles limitent ainsi les risques d’erreur et d’inexactitude. Les normes d'emploi établissent habituellement les normes minimales relativement à ce qui suit :

• fréquence de la paie et bulletins de paie;
• salaire minimum et heures supplémentaires;
• indemnité de vacances et de jour férié;
• heures de travail et pauses.

Règle no 6 : Renseignez-vous sur les pénalités relatives au traitement de la paie afin de les éviter

Les PME peuvent se voir infliger des pénalités dans diverses situations : erreur de calcul relativement aux retenues d’impôt, omission ou retard du versement des remises, erreur dans la méthode de déclaration des renseignements ou de paiement.

Les pénalités commencent à 3 % au premier jour de retard du versement des remises et peuvent atteindre 10 % au-delà de 7 jours, comme indiqué par l'Agence du revenu du Canada. Ce taux peut passer à 20 % si vous avez été évalué plus d'une fois au cours de la même année civile et que la violation a été commise sciemment ou avec faute lourde.

Les provinces de l’Ontario, du Manitoba, du Québec, de la Colombie-Britannique et de Terre-Neuve-et-Labrador ont toutes établi des cotisations patronales à payer en fonction de la masse salariale (ISE en Ont., impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement postsecondaire au Man., FSS au Qc, EHT en C.-B. et ISSEPS à T.-N.-L). Lorsqu'ils paient des employés dans ces provinces, les employeurs doivent bien se renseigner sur ces taxes provinciales.

Règle no 7 : Tenez vos dossiers relatifs à la paie à jour

En matière de gestion des RH et de la paie, les entreprises sont tenues par la loi de garder les dossiers des employés à jour.Ces dossiers doivent notamment faire état du taux de rémunération et des heures travaillées.Vous devez aussi y consigner les montants versés à chaque cycle de paie, y compris la rémunération des heures supplémentaires ainsi que les indemnités de vacances et de jour férié.

De plus, ces dossiers sont essentiels pour faire la déclaration fiscale de fin d’année et produire les relevés d’emploi. Il est recommandé de regrouper l’ensemble des dossiers des employés dans un système de gestion des RH centralisé pour simplifier l’accès à l’information.

Article connexe : Comment simplifier le traitement de la paie et gagner du temps

Règle no 8: Choisissez la solution de gestion de la paie la mieux adaptée à votre entreprise

Lorsque vous mettez la dernière mains à votre plan sur la façon de payer les employés de votre PME, il est essentiel de choisir la solution la mieux adaptée pour votre entreprise afin de gérer la paie de façon précise et efficace. Différentes options sont à étudier. La première est d’effectuer le traitement à l’interne, soit en retenant les services d’un professionnel qui fera tout à la main, soit en optant pour un logiciel de traitement de la paie. L’autre option est de confier le traitement de la paie à un partenaire de confiance qui assurera la gestion de bout en bout. À titre de propriétaire d’une PME, vous devez vous assurer que la gestion de la paie se déroule correctement afin que vous puissiez vous consacrer à l’essentiel : la croissance de votre entreprise.

Apprenez-en plus sur les avantages de confier la gestion du traitement de la paie à un professionnel.

^{Ce billet a été initialement publié le 7 août 2020 et a été actualisé le 4 juillet 2023 pour demeurer à jour et offrir de nouveaux points de vue sur le sujet.}