COVID-19 – Créer un plan de retour au travail pour les PME

La planification du retour au travail constitue une priorité pour bon nombre de PME, qui doivent s’adapter prudemment au monde du travail d’après la pandémie. Alors que certains secteurs d’activité s’apprêtent à voir les travailleurs réintégrer leur lieu de travail au cours des semaines et des mois à venir, d’autres, comme le voyage et le tourisme, ne prévoient pas de retour à la normale avant un certain temps.

Tandis que les PME se préparent à mettre en œuvre leur plan de retour au travail, Leagh Turner, présidente et chef de l’exploitation à Ceridian, souligne qu’il est essentiel que les organisations continuent de mettre l’accent sur l’atténuation du risque d’une possible résurgence et la réduction du fardeau pour les systèmes de santé (billet en anglais). Cela nécessite un plan de retour au travail global qui va au-delà des mesures standard, prévoyant notamment la fourniture d’équipement de protection individuelle (EPI) et la désinfection des postes de travail.

Gérer les complexités du retour au travail à la suite de la COVID-19

Certaines régions et provinces parviennent mieux que d’autres à limiter la propagation de la pandémie. Les entreprises devront personnaliser leur plan de retour au travail de façon à se conformer aux règlements et aux restrictions de leur province. La possibilité d’une deuxième vague de la pandémie nécessite aussi que les organisations prévoient un plan en cas de nouvelle fermeture.

À cette complexité s’ajoute le fait que les besoins des employés évoluent rapidement alors que ces derniers doivent s’adapter à une nouvelle normalité, et ce, tant dans leur vie personnelle que professionnelle. Demeurer au fait des programmes d’aide liés à la COVID-19 qui évoluent ou qui s’ajoutent tout en veillant à protéger la santé des employés, des clients et des affaires accentue la pression sur les PME du Canada. Voici certains points à prendre en considération dans l’élaboration d’un plan de retour au travail pour votre entreprise.

Points à prendre en considération pour votre plan de retour au travail

Selon le cabinet d’avocats McCarthy Tétrault, les entreprises devraient prendre en considération plusieurs points dans l’élaboration de leur plan de retour au travail, y compris comment reconfigurer le lieu de travail pour veiller à la santé et à la sécurité des employés et des clients, comment modifier les politiques pour favoriser la santé et la sécurité, et comment communiquer les modifications aux politiques et aux procédures.

La façon dont les employeurs traitent leurs employés durant cette période déterminera comment ces derniers perçoivent leur organisation aujourd’hui et à long terme, et influencera leur fidélisation. En préparant leurs effectifs à la transition de façon proactive, les entreprises sauront mieux faire face aux possibles obstacles à la continuité des activités.

Il n’existe aucune feuille de route universelle pour le retour sur le lieu de travail. Les employeurs devront élaborer un plan qui convient à leur entreprise et à leurs effectifs, et qui laisse place aux ajustements nécessaires. L’outil d’atténuation des risques du gouvernement du Canada a été conçu pour aider les entreprises canadiennes à évaluer les risques pour les employés et les clients durant la pandémie, et peut être une ressource utile pour la planification du retour au travail. Il fournit également des exemples de mesures pouvant être mises en œuvre dans le lieu de travail pour atténuer les risques. Afin d’aider davantage les PME à se préparer pour le retour au travail, nous avons créé une liste de mesures que les employeurs peuvent envisager de mettre en œuvre pour favoriser un retour réussi sur le lieu de travail.

Gérer le retour au travail pour les PME canadiennes

Avant le retour sur le lieu de travail

Envisagez un retour partiel sur le lieu de travail – Déterminez les rôles pour lesquels il est possible de demeurer productif dans un contexte de télétravail, et ceux dont les fonctions s’exécutent plus facilement sur le lieu de travail.

Permettez un retour au choix – Il est possible que certains employés soient réticents ou incapables de revenir sur le lieu de travail. Les entreprises peuvent mener un sondage sur le télétravail pour mieux comprendre comment les employés entrevoient le retour sur le lieu de travail. Lorsqu’il est possible de le faire, les entreprises pourraient vouloir étoffer leurs politiques en matière de télétravail afin de tenir compte de différentes situations.

En savoir plus – Managing the return to work: What employers in Ontario need to know

Communiquez les changements et informez les employés – L’Agence de la santé publique du Canada recommande aux entreprises d’informer les employés sur les mesures qu’ils peuvent prendre pour se protéger au travail et à la maison. Cela comprend la communication des bonnes pratiques en matière d’hygiène personnelle et la sensibilisation des employés au respect des nouvelles politiques ou procédures liées à la maladie, au nettoyage et à la désinfection, et des directives concernant les réunions de travail et les voyages.

Les entreprises doivent songer à la façon dont elles communiqueront cette information, en particulier aux employés qui travaillent sur place. Si les employés ont un accès limité à un ordinateur, songez à diffuser l’information sur les appareils mobiles. Les employeurs devront également faire part des risques liés au retour sur le lieu de travail et garder les employés informés au jour le jour.

Assurez-vous d’avoir suffisamment d’EPI pour tous les employés – Tous les employés, qu’ils soient des travailleurs essentiels ou non, devraient se sentir en sécurité et à l’aise d’effectuer leur travail. Les employeurs peuvent fournir aux employés du désinfectant pour les mains, des masques, des mouchoirs, des gants et des lingettes désinfectantes.

Préparez le lieu de travail de manière à réduire les contacts physiques entre les employés – Cela signifie d’adapter la configuration des espaces de travail de manière à faciliter la distanciation. Voici quelques-unes des mesures que les employeurs peuvent prendre :

• Prévoir de l’espace entre les bureaux et les postes de travail;
• Évaluer et améliorer le système de ventilation du bâtiment afin de favoriser une meilleure filtration de l’air;
• Établir des lignes directrices pour les réunions en personne. L’Organisation mondiale de la santé encourage les employeurs à examiner plusieurs questions importantes avant de tenir des réunions dans des espaces confinés :
  • Une réunion en personne est-elle nécessaire ou pourrait-on la remplacer par une vidéoconférence?
  • Pourrait-on réduire le nombre de participants à la réunion?
  • Y a-t-il suffisamment de fournitures et d’EPI dans la salle de réunion, comme des mouchoirs, du désinfectant pour les mains et des masques?

Prenez des précautions supplémentaires pour les travailleurs essentiels – Protéger tous les employés est une priorité. Cependant, les entreprises devront élaborer un plan distinct pour les travailleurs essentiels. Songez à déplacer ces employés dans des zones où il y a peu de va-et-vient et préparez un plan d’urgence pour les employés qui pourraient tomber malades durant la période de retour au travail.

Limitez l’accès aux aires communes – Songez à limiter l’accès aux salles de conférence, cafétérias, salles de repos et autres aires où les employés peuvent se réunir, comme près des refroidisseurs d’eau, réfrigérateurs, micro-ondes et autres appareils fortement utilisés.

Préparez des affiches – Posez des affiches décrivant les bonnes pratiques en matière d’hygiène et les directives à suivre sur le lieu de travail (comme l’interdiction d’accès aux visiteurs et la fermeture de certains espaces) à divers endroits dans les locaux.

Effectuez un nettoyage complet des locaux – Le gouvernement du Canada recommande plusieurs pratiques de nettoyage et de désinfection que les entreprises peuvent adopter pour s’assurer de veiller à la santé et à la sécurité des employés et des clients.

Mettez à jour les politiques relatives aux congés – Les politiques devraient être adaptées afin de guider les employés qui présentent des symptômes. L’Agence de la santé publique du Canada fait les recommandations suivantes :

• Les employés qui présentent des symptômes devraient aviser leur superviseur et rester à la maison.
• Les employés malades devraient suivre ces recommandations et ne devraient pas retourner au travail avant de satisfaire aux critères déterminant la fin de l’isolement à la maison, en consultation avec les fournisseurs de soins de santé.
• Les employeurs devraient s’assurer que les politiques relatives aux congés de maladie sont souples et conformes aux directives en matière de santé publique.
• Les employeurs devraient songer à suspendre l’exigence d’une note médicale pour le retour au travail afin d’alléger le fardeau des systèmes de santé déjà engorgés.

De plus, les employés devraient être avisés que s’ils ne sont pas malades, mais qu’une personne avec laquelle ils vivent est atteinte de la COVID-19, ils doivent en informer leur superviseur immédiatement.

Mettez à jour les plans de préparation technologique – Avec l’adoption massive du télétravail, de nombreuses entreprises prévoient conserver ce type de modalité de travail pour certains employés. Les entreprises devraient comprendre l’infrastructure et le soutien techniques nécessaires pour limiter les risques (billet en anglais) en période de transition, et dont pourraient avoir besoin les employés qui poursuivront le télétravail.

En savoir plus – Guide de ressources pour les PME canadiennes relativement à la COVID-19

Consolidez les données sur les effectifs dans un même système – Les entreprises qui excellent dans la continuité des activités durant les périodes d’incertitude utilisent un système unifié pour la gestion de l’ensemble des données sur les effectifs. Un système unifié combinant les données sur la paie, les heures et les RH peut permettre aux employeurs d’accéder plus facilement aux renseignements essentiels sur les effectifs, comme les coordonnées des employés, et de consulter les données sur les RH et la paie à partir d’un seul et même endroit.

Durant la période de retour sur le lieu de travail

Rappelez aux employés les politiques de l’entreprise – Cela peut inclure la restriction de l’accès aux visiteurs, y compris les employés d’autres succursales.

Établissez des lignes directrices sur l’autosurveillance – Consultez les conseils de Santé publique Ontario sur la façon dont les employés peuvent autosurveiller les symptômes de la COVID-19. Les employés devraient être encouragés à effectuer des évaluations quotidiennes afin de surveiller les symptômes potentiels et de réduire la propagation parmi les effectifs.

Isolez les employés malades – Les employés qui semblent présenter des symptômes de la COVID-19 devraient immédiatement être séparés des autres employés et des clients, et être retournés à la maison. Ayez en place une procédure pour le transport sécuritaire d’un employé qui tomberait malade au travail. L’employé pourrait devoir être conduit à la maison ou au cabinet d’un professionnel de la santé.

Offrez des mesures incitatives pour l’utilisation d’autres modes de transport – Encouragez les employés à choisir des modes de transport qui minimisent les contacts étroits avec d’autres personnes. Cela peut comprendre le remboursement de frais de stationnement ou de déplacement individuel. Si possible, songez à permettre aux employés de modifier leur horaire de travail pour éviter de voyager durant les heures de grande affluence.

Mettez en place des horaires de travail variables – Offrez aux employés la souplesse dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs obligations personnelles. L’établissement d’horaires variables (billet en anglais) permettant, à titre d’exemple, de prendre deux heures durant la journée de travail pour aller à un rendez-vous ou prendre soin d’un enfant peut aider les employés à mieux gérer leur stress.

Favorisez la santé mentale et le mieux-être des employés – Les employeurs doivent comprendre comment les employés font face à chaque phase de la pandémie. La période de retour sur le lieu de travail peut être plus difficile pour certaines personnes. Les employeurs devront tenir compte de la façon dont la vie personnelle et professionnelle des employés a été touchée, et les facteurs susceptibles de créer un stress supplémentaire durant cette période. Certains employés peuvent être stressés d’utiliser les transports en commun, tandis que d’autres seront préoccupés par la recherche d’un service de garde ou les soins à donner à un proche malade.

Le retour au travail sera une transition difficile pour de nombreux employés, tant dans leur vie personnelle que professionnelle, et les employeurs devraient fournir des ressources et du soutien pour répondre à différents besoins. La mise à disposition d’un programme d’aide aux employés, l’étoffement des régimes d’avantages sociaux pour inclure des soins liés au bien-être mental, et l’offre de ressources communautaires (billet en anglais) aideront les employés à faire face à cette transition. Gardez à l’esprit que les employés pourraient avoir besoin de davantage de services liés aux questions sociales ou comportementales pour les aider à gérer le stress et à faire face à l’incertitude. Pour en savoir plus, lisez notre billet sur la façon d’aider les employés à tenir le coup pendant les différentes phases de la pandémie de COVID-19.

Accommodez les employés en télétravail – Tout en préparant leurs employés à retourner sur le lieu de travail, les entreprises ne doivent pas oublier ceux qui poursuivront le télétravail de façon temporaire ou permanente. Les employés se sont habitués à communiquer en ligne avec les membres de leur équipe, et il est important que les employeurs et les gestionnaires continuent d’encourager ce type de communication. L’organisation de 5 à 7 et la célébration des réalisations de l’équipe peuvent grandement contribuer à maintenir les liens entre les employés, qu’ils aient lieu sur place ou en mode virtuel.

Assurez un nettoyage quotidien ou hebdomadaire du lieu de travail – Portez une attention particulière aux aires communes, comme la cuisine et les toilettes.

Après la mise en œuvre du plan de retour sur le lieu travail

Évaluez l’efficacité du plan de retour sur le lieu de travail – Les entreprises devraient permettre aux employés de s’exprimer franchement sur la façon dont les choses ont été gérées pendant et après la crise, et tenir compte de la rétroaction obtenue dans toute planification et communications futures. Le monde du travail est très différent de ce qu’il était il y a quelques mois à peine. Les employés auront des préoccupations et des besoins différents lorsqu’ils réintégreront le lieu de travail. Discutez avec ceux-ci afin de savoir s’ils sont capables de travailler de façon productive et si certaines mesures d’accommodement doivent être ajustées.

Prévoyez un plan en cas de nouvelle fermeture – Pour se préparer aux menaces potentielles telles qu’une résurgence de la COVID-19, les entreprises devraient prévoir un plan en cas de nouvelle fermeture du lieu de travail. Ce niveau de perturbation peut avoir des effets négatifs sur les employés qui doivent s’adapter à un cadre incertain, et accroître le stress et l’anxiété chez ces derniers. La communication d’un plan en cas de nouvelle fermeture permettra de rassurer les employés.

Préparer les employés à un nouveau monde du travail

La pandémie a transformé le monde du travail partout au Canada. Les entreprises ont compris qu’offrir une expérience centrée sur l’employé est essentiel à la continuité des activités. Pour ce faire et garder les employés au premier plan durant le retour sur le lieu de travail, les entreprises devront disposer de la bonne technologie pour faciliter la centralisation des données sur les effectifs et la tenue à jour de renseignements qu’elles pourront consulter au besoin. Un système unifié qui combine des fonctions infonuagiques de gestion de la paie, des heures et des RH ainsi qu’un environnement libre-service peut soutenir les employés dans le nouveau monde du travail.

Apprenez comment la solution de gestion des RH et de la paie Powerpay peut simplifier les processus opérationnels afin que vous puissiez vous concentrer sur la continuité des activités et vous préparer à la nouvelle réalité du monde du travail.